0

ムダなMTGはもうやめよう!いつものMTGを意味のある時間にする方法

ムダなMTGはもうやめよう!いつものMTGを意味のある時間にする方法

どこの会社にも「無駄と感じてしまう会議やミーティング」が存在していることでしょう。そこでそんな不満を嘆いていても仕方がない!だったらやり方を変えてみたらいいんじゃないか!?ということで、これまでのMTGにちょっとした変化を起こすためのヒントをまとめてみましたのでご紹介します。

もちろん!これで解決するなら話が早いですが、現実問題そうもいかないでしょう…。でもきっと自分が変われば周りも変わる。ちょっとした変化で「ムダな時間」「価値のある時間」に変えてみてはいかがでしょうか?

それでは早速見ていきましょう。




1.事前準備を怠らない

実際に設定・参加予定のMTGがいったい何のMTGなのか?議題は何か?可能な限り、招集のかかった段階で確認するようにしましょう。

また、自分が事前に準備しておくべきことは何なのか?参加する人それぞれが、MTGまでに考えてくるべき項目があれば、その内容を周知することを忘れずにし、決して手ブラで参加する人が居ないようにすることが、まずは重要です。

2.招集をかけた段階からMTGは始まっている

もしあなたが、会議の主催者側であれば、いくら忙しいからと言っても、会議の始まる10分前になって慌てて資料を印刷をはじめるなどは絶対にしてはいけません。MTG開始時間に5分や10分でも遅れる、間に合わないというような些細な時間ロスを絶対にしないようにしましょう。

参加者を待たせるのはもちろんのこと、人によっては時間にルーズなことに一際厳しい考えを持っている人もいます。MTG前から気分を害した状態で、主催者の求めるような良い議論が出来るはずはありません。

参加者が心地の良くMTGに参加しスタートできるかどうかにきちんとした配慮をしましょう。厳しいようですが、遅刻をしてくる人は、待たずに会議を始めても構わないでしょう。その1人のために、その他の参加者の時間を無駄にする理由はありません。

3.まずはMTGの流れを確認すること

MTGのはじめにしなければならないことは、まずそのMTGにおける「1.議題 2.目的 3.進行スケジュール」です。

ある程度事前に「何のためのMTGなのか?」は周知しておきますが、改めてMTGのはじめに確認のためにも宣言しておきましょう。

いつもMTGが時間通りに終わらない…という問題点もここで時間配分を提示しておくことである程度は回避することができます。可能であれば「ホワイトボード」などを用意し、見えるところにMTGの流れを記入しておきましょう。主催者だけでなく参加者にも進行の具合をその都度確認出来るような状況にしておくことが大切です。

4.MTGの種類を明確にする

一般的に言われるMTGには大きく4種類あります。

  1. 主催者が参加者に何かを伝えるためのMTG
  2. 主催者が参加者に何かを提案をするためのMTG
  3. 主催者と参加者が協力をしてアイデアを生み出すためのMTG
  4. 議題となるテーマに対して参加者が何かを決定するためのMTG

 

主催者から参加者への一方的な報告なのか?参加者全員が協力して何かを考えるための時間なのか?MTGと言っても様々な形式があるのできちんと明確にしておくことも大切です。

5.ゴールイメージを明示する

そのMTGで最終的に達成したい「ゴール」もしくは「ゴールイメージ」を主催者は参加者に明示する必要があります。

4でも記載しましたが、例としてMTGの内容が、

  • 「単なる情報共有なのか?」
  • 「それとも何かの意思決定なのか?」
  • 「それともディスカッションがメインなのか?」

など、MTGを設定したことの理由をきちんと説明しましょう。

6.参加者のそれぞれ役割を持ってもらう

すべての参加者に、それぞれ役割を持たせることも必要です。

  • 「誰が決裁者なのか?」
  • 「そもそもの主催者は誰なのか?」
  • ファシリテーターは誰なのか?」
  • 議事録を付けるのは誰なのか?」
  • 最終決定は誰がするのか?」

という、それぞれのポジション=役割を明確にします。

※ファシリテーターとは…「中立的立場であり会議を円滑に進行する促進者のこと」

7.参加者の特性を見極める

MTG参加者には様々なタイプの人がいることでしょう。

  • 思い込みの自論を延々と話し続ける人
  • 出来ない理由ばかりを並べ立てる否定派の人
  • 我関せずで参加している意味があるのか不明な人
  • すぐに感情的になって協力しようとしない人

 

こういった人たちが、それぞれ好き勝手に話をしてしまうと…

  • いつまでも結論を出せずに、結局次回に持ち越しになる
  • 発言力の大きい人の意見で最終的にまとまってしまう
  • 話の枝分かれが複雑になりすぎて、時間内に終結しない

 

勿論、様々な考え方を持った参加者がいることは、とてもメリットが大きいものです。しかしながらはじめに掲げたゴールイメージに全く話が進まなくなってしまうのは良くありません。ひとりひとりがMTGのゴールに向けて協力をする姿勢があることが大前提になりますので、個人的な感情や好みで進行が妨げられてしまうことは避けるべきでしょう。

8.ファシリテーターを置く

1時間も2時間もMTGをしたあげくに、最終的に決裁者の一言で結論が覆るなんてことがあると、それまで話し合った時間も労力も無駄になってしまう可能性があります。

そのような場合に重要になってくるのがファシリテーターであり、「権力や立場のある人物の意見に偏りがちなとき」や「枝分かれした内容に対する議論が続き論点がそれてしまうとき」や「感覚的な話で答えが出せなくなってしまいそうなとき」など、ファシリテーターが、話題をきちんと軌道修正しながら中立的に判断していく必要があります。

9.論点を絞る

論点をきちんと明確にすることで、無駄な議論は生まれなくなります。

MTGにおいて大切なことは「議題ではなく論点である」ということを理解しましょう。例を挙げれば「企業のオフィシャルサイトについて」ではなく、「企業のオフィシャルサイトの○○を△△したいがYESか?NOか?」というような、より具体的な議論のポイントを挙げながら進行するようにします。

10.意見や質問の本質を見抜く

誰かの発言した質問や意見には、表面上では伝わらない真意が含まれています。自分の考えを表現することが上手い人の話は、きちんと言いたいことが参加者に伝わりますが、普段あまり発言をしないような人や、説明が苦手な人は、なかなか本当に言いたいことが見えてこないということが良くあります。

発言者の表面に出てくる言葉を汲み取り、その人が「本当に伝えたいことは何か?」ということや、話がわかりにくい人が言ってることの中で、「伝えたいことは何か?」ということを深堀りすることを忘れないようにしましょう。

また、「全員の意見を汲み取って満場一致で解決しましょう!」というのは夢物語に近いことだと肝に銘じておきましょう。

例えば、「Aという決定をする」ということは、「A以外はしないということ」でもあります。

もちろん全員への目配りや心配りは怠らずに、何か意見を言いたそうな人がいれば「○○さんはどう思いますか?」など一言入れるようにするだけで、思わぬ良いアイデアを出してくれる人が時にはいるものです。また、何か参考になる意見を持っているけれど、あまり発言を得意としない人の特徴としては、普段より「視線の動きが早くなる」、話し手の顔を見て話を聞いているが、実はあまり耳に入っておらず自分が考えていることを頭の中でまとめようとしているために、「少し上の空に見える」などの傾向があります。主催者であれば、そういったサインを察知できるかどうか?というのも重要なことと言えるでしょう。

11.話が脱線しているなぁ~と感じたら…

どこの会社にも、必ず話をそらしたがる人居ます。必ずしも悪いことではありませんが、いつまでもそれが続いてしまうと「MTGの本来の目的を見失ってしまう」こともあります。そんな時には「面白い話ですが、話を本題に戻すと・・・」というように、その発言を一旦面白いですねと認めて本題からそれているということを柔らかく指摘しましょう。

12.議事録を必ず共有する

MTGを開いたらやりっぱなしではなく、決まった内容を再確認し「誰がいつまでに何をするのか?」などを明確にし、任務を任された者は責任を持って行いましょう。

13.決定事項が進行しているかをチェックする

MTGが終わりその後、やるべきことが予定通りに進んでいるのかどうかを必ずチェックしましょう。次のMTGが設定されているのであれば、それまで確認なしに担当者ひとりにすべてを任せていては、「いざ、何も進んでいない!」というケースも考えられます。それは担当者だけでなく、それをチェックしなかった人にも責任があるので、その都度進捗を確認するようにしましょう。

MTG参加者の心得10ヶ条

  1. あらかじめ会議の主旨・目的・資料などを把握し、自分としての意見や質疑事項を準備すること
  2. 開始時間を厳守し、やむをえず参加出来ない場合は事前に報告をする
  3. 発言は適切なタイミングを図り、簡潔に述べる
  4. 業務向上についてプラスになるであろうことは遠慮なく述べる
  5. 全く関係のない話はしない
  6. 自分の考えと違う人・また反対してくる人の意見や言葉にも真摯に向き合い相手の考えの理由を尋ねること
  7. 自らが誰かの反対意見を述べる場合にも、相手をまずは認めた上で個人的感情を入れずに反対意見を述べること
  8. 好き嫌いで判断しないこと
  9. 参加者全員が意見を出せるような進め方をすること
  10. 最終的に自分の意見と正反対の決定がされた場合には快く受け入れ真剣に実行すること

 

様々な業種の企業がある中で、同じような悩みや問題を抱えている人はきっと数え切れないほど居るんじゃないでしょうか。簡単な解決方法は中々見つけられないと感じますが、少しづつでも良い方向へ向かっていけるように、やり方を工夫してみるのも大切なことなんだと思います。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください

mororeco > BLOG > ムダなMTGはもうやめよう!いつものMTGを意味のある時間にする方法